Register van verwerkingsactiviteiten

Persoonsgegevens die worden vastgelegd:

  • Naam, adres, postcode, woonplaats
  • Geslacht
  • Telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders en/of wettelijke vertegenwoordiger(s)
  • Geboortedatum
  • Naam zorgverzekeraar + aansluitnummer indien dit niet het BSN bevat

Indien dit in het belang is van de behandeling/begeleiding, leg ik dientengevolge de volgende bijzondere persoonsgegevens vast:

Indien dit in het belang is van de behandeling, leg ik de volgende gegevens vast:

  • Huisarts
  • Andere therapeut zoals bijv. psycholoog, fysiotherapeut, kinderarts

Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt:

Behalve de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van mijn beroepsvereniging (de VIT) en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:

1.Dossierplicht

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) ben ik als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.

2. Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO, dat is 20 jaar. Voor de dossiers van kinderen gaat deze termijn in vanaf het 18e levensjaar.

3. Beroepsgeheim

Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Dit geldt tevens voor collega-therapeuten die mij eventueel vervangen.

4. Minderjarigen

Volgens de patiëntenrechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarige tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) en/of wettelijke vertegenwoordiger(s) met gezag toe. Ouder(s) en/of wettelijke vertegenwoordiger(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders en/of wettelijke vertegenwoordiger(s) hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

Informatievoorziening voor cliënt(en)

  • Ik informeer mijn cliënten mondeling over de dossierplicht tijdens de intake.
  • Deze informatie ligt vast in een schriftelijke behandelovereenkomst.
  • Op mijn website staat informatie over mijn werkwijze, de dossierplicht en de verplichtingen als gevolg van de WGBO, de Wkkgz en de beroepscode.
  • Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar, geven beide ouders en/of wettelijke vertegenwoordiger(s) schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier.
  • Indien ik bij de start van de behandeling, na het intakegesprek, één van de ouders nog niet heb gezien (en deze ouder heeft de behandelovereenkomst wel ondertekend), dan neem ik telefonisch contact op met desbetreffende ouder om mondeling akkoord te hebben voor start van de behandeling van het kind. Bij de komende oudergesprekken heeft het de voorkeur dat beide ouders en/of wettelijke vertegenwoordiger(s) aanwezig zijn.
  • Indien een bezoeker van mijn website mij via het contactformulier een bericht wil sturen, leg ik naam en e-mailadres vast, om een bericht terug te kunnen sturen.
  • Op mijn website is mijn E-book te downloaden. Hierbij leg ik naam en e-mailadres vast, waarna deze gegevens op mijn mailinglijst staan. Uitschrijven hiervoor kan altijd.

Informatievastlegging van cliënt(en)

  • Om begeleiding vergoed te krijgen vanuit Sociaal Domein Friesland, werk ik samen met een therapeut die als hoofdaannemer gecontracteerd is bij Sociaal Domein Friesland. Zelf ben ik geen gecontracteerde aanbieder en werk als onderaannemer. Deze hoofdaannemer heeft inzage in gegevens van de cliënt vanwege praktische zaken, zoals het aanvragen van de beschikking bij de desbetreffende gemeente. Ouders zijn hiervan op de hoogte. Ik geef dit mondeling aan en zij geven hiermee ook toestemming door het ondertekenen van de behandelovereenkomst, waar de gegevens van de hoofdaannemer ook op vermeld staan.
  • Van begeleidingen die betaald worden door ouders zelf (eventueel vanuit de aanvullende zorgverzekering), zijn er naast mij geen andere personen of bedrijven die toegang hebben tot de persoonsgegevens en cliëntendossiers waarmee ik werk.
  • Ik bepreek wel eens met collega’s, of in intervisiegroepen casuïstiek uit de praktijk. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar.

Beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossier)

  • Indien er sprake is van documenten die op papier zijn ondertekend en ingevuld (te denken aan behandelovereenkomst, intakeformulieren en behandelplan), dan worden deze bewaard in een afgesloten kast of ik geef deze terug aan de (ouders van de) cliënt.
  • Ik werk met digitale cliëntendossiers. Deze zijn beveiligd door een wachtwoord.
  • Doordat ik regelmatig de laatste versie update van mijn software, zorg ik er voor dat mijn software optimaal beveiligd is.
  • Als mij iets overkomt is er een collega-therapeut die toegang heeft tot mijn cliëntendossiers. Deze collega valt eveneens onder het beroepsgeheim en wij hanteren dezelfde regels.

Leveranciers waarmee ik een verwerkersovereenkomst heb afgesloten zijn:

  • MijnDiad, voor het programma van de digitale cliëntendossiers.

Datalekken 
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (dus ook therapeuten) direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding  moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. Soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de  persoonsgegevens zijn gelekt). Voorbeelden van datalekkenzijn: een kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een inbraak in een databestand door een hacker. Ik meld een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, of als een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt. De cliënten van wie gegevens worden verwerkt, zullen alleen worden geïnformeerd als een datalekwaarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer.

Ik heb afspraken gemaakt in de verwerkersovereenkomst met leveranciers en ik word daardoor tijdig geïnformeerd als er een datalek is geweest.

Als cliënt hebt u recht op inzage, wijziging, wissen en het ontvangen van alle geregistreerde gegevens als u dat wenst. Hiervoor kunt u een afspraak maken bij mij, Gerbrig IJntema van NieuwsGYrig.

Telefoonnummer:           06-20647598

E-mailadres:                     gerbrig@nieuwsgyrig.nl